Топ 7 причин відмови в апостилізації диплома та додатку в Україні | Бровар Юст
Юридична компанія БРОВАР ЮСТ

Апостиль на дипломі та додатку до диплому — поширена вимога для навчання, працевлаштування, нострифікації, підтвердження кваліфікації або інших процедур за кордоном 🌍
Але на практиці заявники нерідко отримують відмову в апостилізації — через помилки в реквізитах, проблеми з підтвердженням даних або неправильний формат подачі 😟

У цій статті — 7 найчастіших причин відмови, практичні поради та реальні типові кейси.

Що таке апостиль на дипломі та хто його ставить? 📌

Апостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису посадової особи, її повноваження та печатки на документі. Він потрібен для використання документа в країнах, які визнають апостиль.

Для документів про освіту (диплом, додаток) в Україні діє окрема процедура у сфері освіти. Важливо: у різних країнах можуть вимагати апостиль на оригіналі або на нотаріальній копії/перекладі — це краще уточнювати до подачі.

ТОП-7 причин відмови в апостилізації диплома та додатку 🔥

1) Документ не підтверджується в реєстрах/архівах 🧾⚠️

Найчастіша причина — під час перевірки неможливо підтвердити факт видачі диплома/додатку.

Типові ситуації:

  • документ старий, дані не оцифровані;
  • ВУЗ реорганізований/ліквідований, архіви «роз’їхались»;
  • помилки у серії/номері, ПІБ, назві закладу.

✅ Як уникнути:
Перевірити реквізити, а за потреби отримати архівну довідку/підтвердження від ВУЗу або правонаступника.

2) Помилки або розбіжності в датах у дипломі та/або додатку 📅❌

Навіть одна помилка цифри — і апостиль може «зупинитися».

Найпоширеніші помилки:

  • дата видачі диплома не збігається з датою в додатку;
  • вказано різні роки закінчення;
  • помилкова дата/номер наказу;
  • описки типу 2013 замість 2018.

✅ Що робити:
Звернутись до ВУЗу для виправлення, оформлення дубліката або отримання офіційної довідки, що пояснює розбіжність.

3) Невідповідність змісту наказу/даних, які підтверджуються (спеціальність, кваліфікація, реквізити) 📄🔍⚠️

Буває, що диплом/додаток є, але під час перевірки дані не сходяться з тим, що підтверджується офіційно.

Типові варіанти:

  • в додатку вказана спеціальність/кваліфікація в іншій редакції, ніж підтверджується;
  • різні номер/дата наказу;
  • некоректна назва закладу на момент видачі.

✅ Як вирішувати:
Потрібні дії на рівні першоджерела: дублікат, виправлення, архівне підтвердження, довідка про правонаступництво/перейменування.

4) Пошкодження документа або «підозрілі» виправлення 📄🚫

Апостиль можуть не поставити, якщо документ:

  • має плями/затертості/надриви;
  • містить підчищення чи ручні виправлення;
  • печатки/підписи нечіткі.

✅ Як уникнути:
За необхідності — оформити дублікат або підготувати інший прийнятний формат (в межах вимог країни).

5) Неправильний формат подачі або неповний пакет документів 📑❌

Відмова буває «технічною», якщо:

  • подали диплом без додатку (або навпаки), а потрібно обидва;
  • подали копію замість оригіналу (або навпаки);
  • відсутні заяви/квитанції;
  • подає представник без належних повноважень.

✅ Як уникнути:
Зібрати пакет документів під свою країну та ситуацію, правильно оформити подачу/довіреність.

6) Апостиль не підходить: потрібна інша легалізація або інший «носій» 🌍🔁

Не завжди апостиль — правильний шлях.

Приклади:

  • країна не визнає апостиль → потрібна консульська легалізація;
  • установа приймає апостиль лише на нотаріальній копії/перекладі, а не на оригіналі.

✅ Як уникнути:
Спершу з’ясувати вимоги країни/університету/роботодавця.

7) Проблеми з ПІБ: зміна прізвища або різна транслітерація ✍️📌

Часта причина «гальмування»:

  • диплом на дошлюбне прізвище, а паспорт — на нове;
  • різна транслітерація в перекладі й паспорті;
  • різні варіанти написання імені.

✅ Як уникнути:
Підготувати документи про зміну ПІБ та узгодити транслітерацію строго за закордонним паспортом.

Практичні кейси (типові реальні ситуації) 🧩✅

Кейс 1: помилка в датах у дипломі/додатку 📅❌

Ситуація: у дипломі дата видачі — 30.06.2016, а в додатку помилково — 30.06.2018.
Наслідок: під час перевірки документ не підтвердили → відмова в апостилізації. 😟
Рішення: звернення до ВУЗу → виправлення/дублікат додатку (або офіційна довідка + коректний документ) → повторна подача → апостиль поставили ✅
Висновок: перед подачею обов’язково звіряйте дати, номер/дату наказу та реквізити.

Кейс 2: ВУЗ неправильно надрукував двомовний додаток (UA/EN) 🗂️🌐⚠️

Ситуація: додаток до диплома двомовний, але англійська частина має помилки: інша транслітерація ПІБ, перекручена назва спеціальності/кваліфікації, місцями різняться формулювання.
Наслідок: виникають невідповідності — документ можуть зупинити/відправити на виправлення, інколи це закінчується відмовою. 😬
Рішення, яке працює найчастіше:

  1. отримати від ВУЗу правильний додаток (або виправлений двомовний);
  2. зробити окремий професійний переклад з транслітерацією за паспортом;
  3. за потреби — нотаріально засвідчити переклад/копію (залежить від країни). ✅
    Висновок: двомовний додаток — не гарантія успіху. Якщо є помилки — краще робити правильний переклад.

Кейс 3 (від себе): “не сходиться наказ/підтвердження” 📄🔍🚫

Ситуація: документ виглядає нормально, але під час перевірки з’ясовується, що номер/дата наказу в додатку не збігаються з архівними даними закладу (або правонаступника), або спеціальність підтверджується в іншій редакції.
Наслідок: офіційно дані не підтверджуються → апостиль не ставлять. 😟
Рішення: запит до ВУЗу/правонаступника → архівна довідка, виправлення, дублікат додатку → повторна подача → апостиль отримано ✅
Висновок: якщо проблема в наказі/підтвердженні — її потрібно вирішувати через ВУЗ/архів, «перекладом» це не лікується.

Чек-лист перед подачею ✅

Перед апостилізацією перевірте:

  • ✅ чи збігаються дати в дипломі та додатку;
  • ✅ чи коректні номер/дата наказу;
  • ✅ чи читабельні печатки/підписи, без виправлень;
  • ✅ чи узгоджені ПІБ і транслітерація з паспортом;
  • ✅ чи правильний формат (оригінал/копія/переклад) під вимоги вашої країни.

Як може допомогти «Бровар Юст» 🤝⚖️

Юристи «Бровар Юст» допоможуть:

  • 📌 перевірити диплом/додаток на ризики відмови (дати, наказ, реквізити);
  • 📌 підготувати пакет документів під конкретну країну;
  • 📌 супроводити апостилізацію та переклад;
  • 📌 вирішити питання з ПІБ/транслітерацією та архівними підтвердженнями.

📍 Працюємо у м. Бровари та по всій Україні дистанційно.
📞 0665967642
📧 brovarjust@gmail.com

Leave a Comment